Функциональные подсистемы CRM

К оглавлению

5.1. Авторизация пользователей

 

Администратор может настроить, какой способ авторизации пользователей будет использовать index.CRM. Система поддерживает три способа авторизации пользователей: при помощи встроенных средств системы (AUTH_SITE), средствами веб-сервера (AUTH_APACHE) и при помощи интеграции с доменом Active Directory (Windows 2000/2003) - AUTH_LDAP. Выбор режима авторизации производится администратором системы путем установки соответствующего значения в файле /include/defines.ext. При этом способы AUTH_SITE и AUTH_LDAP могут быть скомбинированы между собой оператором логического ИЛИ (|).

В любом случае, учетные записи пользователей должны быть созданы в справочнике Персонал. Устанавливать пароли пользователям нужно только в том случае, если используется метод авторизации AUTH_SITE.

Если используется способ AUTH_APACHE, средствами веб-сервера должна быть настроена авторизация пользователей при обращении к адресу, по которому размещена система. При этом учетные записи пользователей (в случае Apache хранимые в файле .passwd) должны строго соответствовать логинам пользователей, установленными через справочник Персонал.

Если используется способ AUTH_LDAP, имена пользователей домена должны строго соответствовать логинам пользователей системы. Пользователи домена должны содержаться в контейнерах, имена которых указаны через точку с запятой в переменной $ldap_rdn в файле include/defines.ext в форме cn=Users (там же нужно указать адрес контроллера домена и название домена).

 

5.2. Система контроля прав доступа

 

При определении прав доступа к каждой конкретной записи какого-либо журнала документов или справочника используется следующий алгоритм. Для пользователя строится список правил доступа к данному разделу. Правил может быть несколько. Первое из них - всегда правило доступа по роли (группе), остальные - по организационному подразделению (таких правил может быть несколько, или не быть вообще).

Правила создаются администратором в специальном интерфейсе. Каждое правило содержит:

- группу либо подразделение, для которого действует правило;

- уровень доступа «по умолчанию» (варианты: нет, просмотр, полный[1]);

- флаг «выполнять проверку принадлежности записи»;

- поле, по которому выполняется проверка (например, при проверке принадлежности клиента какому-либо менеджеру должно проверяться на соответствие идентификатору пользователя поле «Менеджер» (manager) справочника клиентов).

- уровень доступа при успешном выполнении проверки.

По каждому правилу определяется уровень прав: установленный по умолчанию, либо, если нужна проверка принадлежности записи, и она выполняется успешно - тот уровень, который предусмотрен для «своих» (удовлетворяющих условию проверки) записей. Среди всех полученных по списку правил уровней выбирается минимальный. Этот уровень является результатом для пользователя.

Например, если для группы пользователей «Менеджеры по продажам» к справочнику «Клиенты» установлен уровень доступа по умолчанию - «просмотр», проверка принадлежности записи по полю «Менеджер» (manager[2]), уровень доступа при успешной проверке - «полный», то будет происходить следующее. Если в свойствах какого-либо клиента в поле «Менеджер» выбран текущий пользователь, к таким клиентам у него будет полный доступ. К остальным клиентам доступ будет только на просмотр.

Если пользователь замещает какого-либо другого пользователя[3] (замещение устанавливается в свойствах пользователя в разделе «Пользователи системы» Интерфейса администратора), то такая же проверка проводится и для второго пользователя. Среди двух результатов по разным пользователям выбирается максимальный.

Правила доступа по подразделению позволяют модифицировать условия доступа по группам в зависимости от того, к какому подразделению (контейнеру справочника «Персонал») принадлежит пользователь, а также (при необходимости) того, какое подразделение выбрано в свойствах той или иной записи в поле «Подразделение». Например, можно создать правило, определяющее, что сотрудники, находящиеся в подразделении «Отдел планирования», имеют доступ к журналу документов «Продажи» только на просмотр. Пример с проверкой условия: пользователи, находящиеся в подразделении «Филиал в Челябинске», имеют доступ к справочнику Клиенты только на чтение, а к тем клиентам, у которых в поле «Подразделение» выбрано «Филиал в Челябинске» - полный доступ.

Правила доступа по группе и по подразделениям применяются последовательно, и выбирается наиболее строгий вариант доступа. То есть, если планируется разграничивать доступ к справочнику «Клиенты» в основном на уровне подразделений, на уровне групп следует предоставить всем группам полный доступ - ограничивать его будут правила доступа по подразделению.

 

Система также ведет детальный журнал доступа пользователей к системе, в котором записывается вся информация о выполненных ими действиях.

Механизм назначения прав более подробно рассматривается документации администратора index.CRM. Важно запомнить, что после внесения любых изменений в настройку прав доступа необходимо выполнить пересчет прав доступа - специальную функцию, доступную в Интерфейсе администратора.

 

5.3. Система назначения задач

 

Система назначения задач является самостоятельным функциональным блоком index.crm. Каждый пользователь имеет личный календарь, в котором хранятся поставленные ему задачи. Задачи могут создаваться любым пользователем для любого, сами по себе или на основе какого-либо документа (например, «Контакт»). Задача должна иметь конкретное время начала и окончания выполнения, тип, наименование. Пользователь, которому назначена задача, может изменить ее статус (в т.ч. пометить как выполненную), переназначить другому пользователю или удалить (если это не запрещено назначившим задачу - см. ниже). Пользователь, назначивший задачу, может узнать, была ли она выполнена, при помощи стандартного отчета «Выполнение задач».

Кроме того, в свойствах каждой задачи может быть указан специальный пользователь - контролер, который будет отслеживать ход выполнения задачи. Контролер может просматривать задачу, но не может изменять ее свойства. Контролер видит задачи, за которыми должен наблюдать, в блоке «Задачи на контроле» на главной странице системы.

Назначение задач другому пользователю производится при помощи одноименной кнопки, расположенной в панели инструментов в правом верхнем углу любой страницы системы. При нажатии на эту кнопку появляется окно выбора пользователя, которому будет назначена задача. После выбора пользователя открывается его календарь, где имеется возможность добавления задач и их редактирования (только задач, назначенных текущим пользователем). В календаре другого пользователя также показаны периоды времени, на которые поставлены не перекрываемые задачи, назначенные другими пользователями.

Задача может содержать название, произвольное текстовое описание, привязку к клиенту, ссылку на документ-основание, а также (в зависимости от типа) предоставлять возможность быстрого перехода на ее выполнение - создание в системе соответствующего документа.

Каждый пользователь имеет интерфейс, позволяющий ему просматривать свои задачи на текущий день (включая невыполненные задачи, оставшиеся с предыдущих дней), а также просматривать список задач за любой выбранный день или период (на странице «Все задачи»). Также пользователь может удалить группу своих задач или пометить их как выполненные, а также экспортировать список задач или карточек задач в Microsoft Excel.

Из окна свойств задачи пользователь может распечатать карточку задачи. Имеется возможность включить вывод в карточку задачи штрих-кода (для этого нужно установить переключатель «Использовать штрих-коды» в разделе Константы Интерфейса администратора). Если подключить к компьютеру сканер штрих-кодов с интерфейсом, подключаемым в разрыв клавиатуры, сканирование кода с карточки задачи с любой страницы системы (не находясь в каком-либо поле ввода) приведет к переходу на главную страницу и открытию карточки соответствующей задачи.

Система содержит ряд стандартных типов задач (звонок, переговоры, отправка предложения, отгрузка товара). В зависимости от типа задачи ее выполнение может подразумевать создание какого-либо документа (например, контакта с клиентом для задач «звонок», «переговоры»). Задачи таких типов автоматически помечаются как выполненные в случае, если пользователь совершил требуемое действие. Документы, созданные на основе задач, хранят привязку к исходной задаче.

В системе назначения задач предусмотрены следующие типы задач:

•  звонок;
•  встреча;
•  отправка e-mail сообщения;
•  отправка факса;
•  отправка коммерческого предложения;
•  создание счета;
•  регистрация продажи (отгрузка товара);
•  регистрация оплаты;
•  другое.

Администратор системы может добавлять новые типы задач при помощи соответствующего раздела Интерфейса администратора.

 

Свойства задачи:

•  Тип (из списка, приведенного выше)
•  Название
•  Описание
•  Пользователь, назначивший задачу
•  Исполнитель
•  Контролер
•  Дата/время начала выполнения задачи
•  Дата/время окончания выполнения задачи
•  Флаг «Не перекрывать» (если установлен, на это время нельзя будет назначить другие задачи);
•  Флаг «Уведомить за...» (если установлен, за заданное время до начала задачи пользователю будет отправлено уведомление по e-mail на адрес, указанный в поле "E-mail" в свойствах сотрудника);
•  Клиент (выбор при помощи popup-окна);
•  Документ-основание (выбирается автоматически при создании задачи на основании документа);
•  Флаг «Запретить редактирование исполнителем» (в случае, если задача создается другому пользователю, появляется возможность установить этот флаг; если флаг установлен, исполнитель не сможет изменить свойства или удалить задачу - может только выполнить ее);
•  Флаг «Уведомить о выполнении» (в случае, если задача создается другому пользователю, появляется возможность установить этот флаг; если флаг установлен, то после того, как задача будет выполнена, назначившему задачу придет уведомление по e-mail).

 

Свойства выполненной задачи:

•  Дата/время выполнения;
•  Фактический исполнитель;
•  Документ, созданный в результате выполнения задачи;
•  Комментарий исполнителя.

Задача помечается как выполненная автоматически при создании документа, соответствующего ее условиям (тип документа-результата и клиент), либо вручную. Также пользователь может внести комментарий исполнителя, не помечая задачу как выполненную. Это будет сигнализировать о том, что задача еще не выполнена, но определенные действия по ее выполнению уже предприняты. Такие задачи считаются «проработанными».

 

Задачи отображаются на разных страницах системы:

•  На главной странице, в блоке напоминаний - актуальные задачи (назначенные на прошлые дни и не выполненные, а также назначенные на текущий день);
•  Задачи, которые данный пользователь назначил другим - на главной странице, в разделе «Мои задачи другим пользователям»);
•  Задачи, в которых данный пользователь назначен контролером - на главной странице, в разделе «Задачи на контроле»;
•  В виде плана задач на день или неделю - в правой части главной страницы, а также на странице «Планировщик»;
•  На странице «Все задачи» - полный список задач (с возможностью печати карточек группы задач);
•  На странице редактирования клиента - задачи, связанные с данным клиентом, назначенные текущим пользователем или текущему пользователю (или все задачи по данному клиенту, в зависимости от настроек системы);
•  На странице редактирования документов - задачи, созданные на основе данного документа, или имеющие результатом данный документ.

 

5.4. Интерфейс обмена сообщениями (чат)

 

5.4.1. Использование чата

Интерфейс расположен в строке быстрой навигации в верхней части страницы, и при загрузке страницы находится в свернутом виде. Нажатием на любую точку интерфейса его окно разворачивается. В средней (серой) части интерфейса появляются сообщения. Нижняя часть содержит поле для ввода текста сообщений и интерфейс управления отправкой.

Возможны следующие варианты отправки сообщений:

- Одному пользователю. Для этого нужно нажать кнопку «...» или «Кто онлайн?», и выбрать конкретного пользователя. Его имя появится справа от надписи «Сообщение для:». После ввода текста сообщения и нажатия кнопки «Отправить» или Ctrl+Enter, сообщение будет отправлено этому пользователю. Если в данный момент пользователь не находится онлайн, он увидит уведомление о сообщении и сможет прочитать его текст после входа в систему.

- Пользователям, относящимся к какому-либо подразделению. Для этого нужно нажать кнопку «...» и выбрать подразделение. Как и в предыдущем случае, сообщение получат все пользователи, как находящиеся онлайн, так и оффлайн.

- Всем пользователям, находящимся онлайн (режим чата). Для этого нужно нажать кнопку «X». Справа от надписи «Сообщение для» появится текст «всем кто онлайн». Сообщение получат только пользователи, находящиеся онлайн.

 

Сообщения отображаются в окне ленты сообщений следующими цветами:

- Исходящие - синим цветом;

- Входящие - черным цветом;

- Входящие личные - красным цветом.

 

Если пользователю были отправлены какие-то сообщения в то время, пока он отсутствовал в системе, при входе в систему он увидит уведомление о них в строке интерфейса обмена сообщениями. Щелкнув на уведомлении, пользователь сможет прочитать сообщения.

При переходе между страницами системы после загрузки страницы с интерфейсе чата отображается история сообщений за последние 5 минут.

 

5.4.2. Управление чатом

Для пользователя доступна только одна опция управления чатом, находящаяся в Личных настройках: «Последнее сообщение наверху». По умолчанию лента сообщений растет сверху вниз, если эта опция установлена - снизу вверх.

В Интерфейсе администратора имеются следующие константы, связанные с управлением чатом:

• - Использовать чат. Эта константа позволяет отключить чат для всех пользователей.
• - Чат: хранить историю. Если эта опция не установлена, история чата не хранится. Средства просмотра истории в системе пока отсутствуют.
• - Чат: частота опроса (закрытое окно). Интервал, в секундах, с которым окно чата опрашивает сервер для получения новых сообщений при свернутом окне интерфейса. Рекомендуемое значение - от 30 до 60 секунд. Более короткий интервал может создать излишнюю нагрузку на сервер при большом количестве пользователей.
• - Чат: частота опроса (открытое окно). Интервал, в секундах, с которым окно чата опрашивает сервер для получения новых сообщений при развернутом окне интерфейса. Рекомендуемое значение - от 10 до 30 секунд.

 

Также на работу чата влияет константа, относящаяся к системе авторизации - «Время жизни сессии, ч.». Ее значение влияет на точность определения того, кто из пользователей находится онлайн. Можно вводить дробные значения - например, 0.1 часа. Если пользователь закрыл окно браузера, не выйдя из системы при помощи ссылки «Выход», он будет определяться как находящийся онлайн в течение времени жизни сессии.

Время жизни сессии не должно быть меньше удвоенного интервала частоты опроса при закрытом окне - иначе существует риск потери авторизации во время работы.

При включенном чате пользователь может не совершать никаких действий в системе в течение времени, превышающего время жизни сессии, и не терять авторизацию, т.к. сессия обновляется при каждом опросе сервера с целью получения новых сообщений.

 

5.5. Система контроля рабочего времени

 

Данная система регистрирует вход, выход, а также изменение статуса каждого пользователя в системе. Получаемый в результате журнал нахождения пользователя в системе может быть просмотрен руководителем пользователя на закладке «Дневник» справочника «Персонал».

Список пользователей, находящихся в системе в данный момент, можно просмотреть на странице «Монитор», доступной всем пользователям независимо от прав доступа. Ссылка на монитор находится в верхней правой части каждой страницы системы.

Для изменения статуса, отображаемого на странице монитора, предназначенное выпадающее меню, расположенное в верхней части страницы (по умолчанию отображает значение «На месте»).

Система поддерживает сессию пользователя в течение 1 часа неактивности (по умолчанию; значение длительности сессии может быть изменено в константе «Время жизни сессии» в Интерфейсе администратора). Если в течение этого времени пользователь не производит никаких действий, его сессия прекращается, и пользователь считается вышедшим из системы. При его следующем входе в систему в дневник нахождения в системе записывается время выполнения им последнего действия, в качестве времени выхода из системы. Таким образом, выход из системы путем закрытия браузера не препятствует контролю рабочего времени.

 

5.6. Импорт из 1С

 

Для минимизации ввода данных в системе предусмотрена возможность импорта информации из базы данных программы 1С:Предприятие 7.7 (несколько типовых конфигураций), 1С:Предприятие 8.0 (только информация о входящих платежах). Для других конфигураций 1С также может быть разработан модуль импорта. Процедуры импорта в различных отраслевых решениях на базе index.CRM могут отличаться от описанной ниже.

Выгрузка данных из нее производится специальным модулем Выгрузка.ert. Содержимое справочников Контрагенты, Договора, Номенклатура этот модуль выгружает полностью. Загрузка (импорт) данных в CRM осуществляется при помощи раздела «Импорт данных из 1С» пункта «Импорт/экспорт» меню «Конфигурация» интерфейса администратора. В зависимости от настроек импорта CRM-система может игнорировать изменения в уже существующих в ее базе данных записях, или обновлять существующие записи. Во втором случае происходит обновление только тех полей, информация для которых не указана. Например, пусть в базе данных CRM уже существует клиент ООО «Аспект», но для него не указан контактный телефон. Если в файле, содержащем данные, выгруженные из 1С, будет найдено свойство «Телефон» для ООО «Аспект», эта информация будет импортирована в CRM. Однако, если в CRM уже указан какой-то телефон для этого клиента, обновление информации о нем производиться не будет.

Из журналов документов 1С выгружаются только те документы, которые были созданы после того, как была произведена последняя выгрузка.

 

Соответствие типов документов 1С и index.crm

Счет	Предложение
Отгрузка	Продажа
Акт выполнения работ/услуг	Продажа
Выписка	Оплата
ПКО	Оплата

 

При импорте документов, имеющих табличную часть (предложения и продажи) происходит следующее. Если в базе данных CRM уже существует документ, параметры которого совпадают с импортируемым документом, система обновляет свойства документа в соответствии с приведенным выше правилом, и полностью заменяет табличную часть на данные, полученные из 1С. Таким образом, менеджер по продажам имеет возможность не вводить в CRM список товаров для каждого предложения или продажи: эти списки появятся в системе автоматически после того, как будет выполнен очередной импорт документов из 1С. Критериями соответствия, по которым осуществляется сопоставление документов CRM и 1C, для предложений являются контрагент и дата, а для продаж - контрагент, дата и договор. Поэтому необходимо следить за тем, чтобы договора для продажи указывались одинаково в CRM и 1C.

 

В ряде случаев при импорте данных из 1С необходимо введение дополнительной информации, требуемой для работы CRM. Так, для вновь импортируемых клиентов нужно указывать ведущего менеджера и подразделение организации, которое будет осуществлять обслуживание клиента, а для предложений и продаж - менеджера, создавшего данный документ. Для этой цели в интерфейсе администратора предусмотрен раздел «Обработка после импорта». Система распределяет предложения и продажи между менеджерами, основываясь на том, кто осуществлял последний контакт с данным клиентом, а в случае отсутствия контактов - на поле «ведущий менеджер» свойств клиента; администратору системы остается подтвердить сделанные системой предположения. При сохранении информации о менеджерах происходит и автоматическое закрытие задач соответствующих менеджеров в соответствии с общими правилами закрытия задач.

Для восстановления логической связи между предложениями и продажами предназначен раздел «Предложения => Продажи» интерфейса администратора. Этот раздел предоставляет возможность выбрать, на каком предложении базируется каждая импортированная из 1С продажа. Устанавливать такое сопоставление понадобится только для тех продаж, которые были целиком импортированы из 1С и не создавались в CRM.

 

5.7. Импорт клиентов

 

Данный инструмент предназначен для внесения в index.CRM списков клиентов, полученных из каких-либо внешних источников. Использование инструмента «Импорт клиентов» включает следующую процедуру.

 

Необходимо подготовить Excel-файл, содержащий информацию о клиентах. На первом листе файла должна находиться таблица с данными клиентов. Таблица должна начинаться с левой верхней ячейки, строки с заголовками полей быть не должно. В текстовых данных в файле должен отсутствовать символ ; (точка с запятой) - если информация о клиентах получена из внешнего источника, можно воспользоваться функцией «найти и заменить» в Excel для того, чтобы заменить по всему файлу точку с запятой на какой-либо другой символ.

Файл нужно сохранить в формате .csv (разделители - запятые).

В Интерфейсе администратора нужно зайти в меню Справочники -> Импорт клиентов (Excel). В форме нужно выбрать .csv-файл, при необходимости можно выбрать значения в полях «менеджер» и «подразделение» (вновь созданным клиентам будут присвоены данный менеджер и подразделение).

Ниже расположена форма настройки столбцов. В первое поле ввода нужно ввести номер столбца в excel-файле, например 1; в выпадающем меню выбрать свойство клиента, в которое попадет информация из этого столбца (например, «Название»). Поля-указатели и поля типа «дата» импортировать нельзя, за исключением полей «директор», «главный бухгалтер», «ответственное лицо». Добавить новые строки в таблицу выбора столбцов можно кнопкой «+». Не обязательно перечислять все столбцы, существующие в файле.

При импорте система производит сопоставление импортируемых клиентов уже существующим по названию и ИНН. Если одно из этих полей совпадает - система обновляет информацию уже существующего клиента, заполняя те поля, которые в базе данных не заполнены, но заполнены в импортируемом файле. Если клиент не найден - создается новый клиент. Менеджер и подразделение присваиваются только вновь создаваемым клиентам. Если поле «Название» не указано, клиент пропускается.

После импорта желательно сделать пересчет прав доступа, чтобы новые клиенты сразу стали доступны в системе (если не сделать - клиенты будут появляться постепенно, по мере того, как для них будут в отложенном режиме рассчитываться права доступа).

 

Возможно использование шаблонов импорта. После ввода значений в форме настройки столбцов можно ввести имя шаблона в поле «Сохранить как:», и нажать кнопку «Сохранить шаблон». После этого имя шаблона появится в выпадающем меню «Выберите шаблон:». Выбрав шаблон в этом меню и нажав кнопку «Загрузить шаблон», можно восстановить ранее сохраненный набор столбцов. Имеется также кнопка «Удалить шаблон».

5.8. Динамические фильтры

 

5.8.1. Конструктор динамических фильтров

Конструктор динамических фильтров позволяет пользователям создавать сложные условия выборки записей одноуровневых справочников и журналов документов (в частности, клиентов, счетов, продаж, платежей).

Конструктор представляет собой окно диалога, которое вызывается при выборе элемента «создать новый» в выпадающем списке, помещенном в верхней части тех страниц CRM, где отображаются полные списки записей данного модуля (под панелью инструментов).

Кроме элементов «создать новый» в выпадающем списке содержатся названия всех ранее созданных фильтров, которые может применять данный пользователь. При щелчке на названии фильтра, на странице будут отображены только элементы, удовлетворяющие условию фильтра.

Окно диалога Конструктора в исходном состоянии разделено на три секции. Переходя от секции «Создать условия выборки» к секции «Объединить условия в фильтры» и далее к секции «Скомбинировать фильтры», пользователь может создать условия фильтрации любого уровня сложности.

 

5.8.2. Создание условий фильтрации

Секция «Создать условия выборки» содержит три поля: «Свойство», «Операция сравнения», «Значение» и кнопку «Создать».

В выпадающем списке «Свойство» перечисляются (в общем случае все) свойства фильтруемых объектов (клиентов, счетов, продаж, платежей). Так, для клиентов это название, адрес, телефон, ИНН, баланс, сумма продаж, сумма платежей и т.д. Состав данного списка может изменяться администратором системы.

В выпадающем списке «Операция» перечислены операции сравнения. Набор этих операций меняется в зависимости от выбранного свойства, так для названия клиента это «равно», «не равно», «содержит», для баланса - «равно», «не равно», «больше», «меньше», «больше или равно», «меньше или равно», для свойства «группа» - это список всех групп клиентов со значениями «Перспективные», «Покупатели», «Прочие».

При выборе значений во всех трех полях кнопка «Сохранить» становится активной. И каждый раз при ее нажатии создается элементарное условие типа «Баланс клиента больше 0» или «Сумма продаж больше или равно 30000», которое в следующей секции можно будет скомбинировать с другими элементарными условиями.

 

Секция «Объединить условия в фильтры» предоставляет пользователю доступ ко всем условиям, созданным в первой секции. Все эти условия содержатся в выпадающем списке данной секции. Если задача пользователя - создание элементарного фильтра, ему следует просто выбрать условие из списка и нажать кнопку «Сохранить» во второй секции и тут же кнопку «Готово» - в третьей. Если же необходимо создать сложное условие выборки (для чего Конструктор и предназначен), то следует использовать кнопку  « + » (добавить), которая при каждом нажатии добавляет к исходному условию поле выбора логического оператора («И», «ИЛИ», «И НЕ»)  и поле выбора следующего условия. Таким образом в данной секции пользователь может создать сколь угодно длинную цепочку условий, объединенных операторами И, ИЛИ, И НЕ, например: «Баланс больше нуля И Сумма продаж больше 10000  И  группа равно Перспективные И...».

 

Появляющиеся при нажатии на «+» (добавить) кнопки «ß» (вставить) и «Х» (удалить) позволяют вносить изменения в созданную цепочку условий: вставлять и удалять отдельные ее звенья.

Если задача пользователя - создать такой «запрос-цепочку», то ему следует после установки значений во всех полях нажать кнопку  «Сохранить» во второй секции (которая только в случае заполнения всех полей становится активной) и тут же кнопку «Готово» в третьей секции.

 

Замечание: При создании запросов цепочек следует учитывать, что разные логические операторы обладают разным приоритетом.  Приоритет операции ИЛИ ниже, чем у операций И и И НЕ, обладающих одинаковым приоритетом. Результаты выборки клиентов по условиям:

«Сумма продаж больше 2000 ИЛИ баланс больше 3000 И баланс меньше 4000» и

«Сумма продаж больше 2000 И баланс меньше 4000 ИЛИ баланс больше 3000» будут разными: клиенты с балансом более 4000 и суммой продаж меньше 2000 удовлетворяют второму условию и не удовлетворяют первому.  Приведенные условия эквиваленты следующим, где приоритет выполнения логических операторов задан скобками:

«Сумма продаж больше 2000 ИЛИ (баланс больше 3000 И баланс меньше 4000)» и

«(Сумма продаж больше 2000 И баланс меньше 4000) ИЛИ баланс больше 3000»

 

Часто логика выборки элементов из списка оказывается довольно сложной и c необходимостью требует использования при написании условия скобок, определяющих приоритет выполнения логических операций при объединении условий. Для создания «запросов со скобками» предназначена третья секция конструктора фильтров.

 

В секции «Скомбинировать фильтры» отображается список простых условий и «условий-цепочек», которые были созданы пользователем во время текущего сеанса работы с конструктором (при нажатии кнопки «Сохранить» во второй секции). Эти условия можно объединять (операция ИЛИ) и накладывать (операция И). При этом «условия-цепочки» в получившемся сложном условии фильтрации будут заключены в скобки, то есть логические операции внутри запросов-цепочек будут  выполняться прежде их объединения/наложения. Рядом с каждым условием в третьей секции имеется поле установки флажка. Чтобы объединить несколько условий из списка, нужно установить флажок для каждого из них и нажать кнопку «Объединить» (она становится активной, когда установлены два и более флажков). Чтобы наложить условия, нужно установить флажки и нажать кнопку «Наложить» (она становится активной, когда установлены два и более флажков).

Получившееся условие отобразится последним в списке условий в третьей секции. Если все остальные условия в списке нужны пользователю только как исходные условия для составления последнего (и пользователь не желает их сохранять в качестве отдельных фильтров), их следует удалить. Для удаления  условий из списка в третий секции нужно поставить флажок возле удаляемого условия и нажать кнопку «Удалить» (она становится активной только, если, по крайней мере, один флажок установлен).

 

5.8.3. Задание свойств пользовательских фильтров

После того как условие(я) фильтрации составлено, необходимо задать свойства  пользовательского фильтра(ов): название, статус, признак «статический», порядок сортировки.

Название - это признак, по которому фильтры выбираются пользователем из списка всех доступных ему пользовательских фильтров, предполагается, что оно будет короче перечисления всех условий и будет указывать на цель выборки (к примеру, названием «проблемные клиенты» можно обозначить тех клиентов для которых выполняется наряду с другими условиями условие «баланс меньше нуля»).

Каждому фильтру можно назначить статус «общий» или «личный». Общий фильтр будет доступен другим пользователям системы. Личный фильтр может использовать только создатель фильтра. Если статус фильтра не задан, он не отображается в списке пользовательских фильтров для других пользователей, то есть ведет себя, как личный.

 

Признак «статический» необходимо установить в том случае, если пользователь желает однажды выбрать элементы из списка, удовлетворяющие критерию, и в дальнейшем иметь доступ к набору отфильтрованных элементов независимо от того, продолжают они удовлетворять критерию фильтра или нет. (Например, можно установить признак «статический» для фильтра, отбирающего клиентов-должников, и наблюдать за изменением баланса клиентов из этой группы даже после того, как баланс некоторых из них стал положительным.) Замечание: если на момент создания фильтра с признаком «статический» в базе данных системы нет элементов, удовлетворяющих критерию выборки, признак «статический» сбрасывается.

 

Для упорядочивания списка отфильтрованных элементов пользователь выбирает свойство, по которому будут сортироваться элементы и порядок сортировки (возрастание/убывание).

Свойства фильтров устанавливаются в четвертой секции конструктора фильтров «Задание свойств фильтров», которая становится видна при нажатии кнопки «Готово» в третьей секции. Здесь в отображаемом списке создаваемых фильтров рядом с каждым условием фильтрации помещается поле «название», радио-кнопки «личный» и «общий», поле установки флажка «статический», выпадающий список всех свойств объектов фильтрации (он схож со списком свойств в первой секции конструктора) для выбора параметра сортировки и радио-кнопки «вверх» и «вниз» для задания порядка сортировки.

 

После того, как фильтру назначены свойства, из которых «название» является обязательным, пользователь может сохранить получившийся фильтр, нажав на кнопку «Сохранить», или отказаться от сохранения и закрыть диалог нажатием кнопки «Закрыть», или вернуться к предыдущему шагу, с помощью кнопки «Назад».

 

Замечание: Следует отметить, что конструктор фильтров позволяет пользователю возвращаться к предыдущим шагам на каждом этапе работы конструктора в пределах одного сеанса (от вызова окна диалога до его закрытия).

 

После того, как кнопка «Сохранить» нажата, окно диалога закрывается, названия новых фильтров попадают в общий список пользовательских фильтров, делая их доступными для использования и редактирования, а на странице отображаются только те элементы, которые соответствуют условию выборки последнего из созданных фильтров.

 

5.8.4. Редактирование пользовательских фильтров

Если в списке пользовательских фильтров присутствует хотя бы один фильтр, созданный данным пользователем, рядом с этим списком отображается пиктограмма «редактировать фильтры». При щелчке по этой пиктограмме открывается окно диалога со списком фильтров, созданных данным пользователем, в котором он может изменять их свойства.

Пользователь может изменить название, статус, параметры сортировки, снять или установить признак «статический» и внести коррективы в условия фильтрации, а также удалить ненужные фильтры.

Возможности редактирования условия фильтрации не безграничны. Пользователь может изменять только «элементарные условия» в составе сложного (типа «баланс больше 0»), не затрагивая логики их объединения. Щелчок по каждому из таких «элементарных условий» вызывает дополнительное окно диалога, напоминающее первую секцию конструктора, где пользователь может изменить значения полей «Условие», «Операция», «Значение».

 

Для статических фильтров, рядом с проставленным флажком «статический» отображается ссылка «обновить». При щелчке по этой ссылке список элементов, удовлетворяющих критерию данного фильтра на момент его создания, заменяется списоком элементов, удовлетворяющих критерию фильтра на текущий момент. Если новый список пуст, признак «статический» сбрасывается. Замечание: эта замена (или сброс признака «статический») происходит также и всякий раз, когда пользователь изменяет условие фильтрации.  Дата установки или последнего обновления статического фильтра отображается рядом с флажком «статический» и ссылкой «обновить».

 

5.9. Полнотекстовый поиск

 

Для включения в системе возможности полнотекстового поиска администратор должен воспользоваться разделом «Конфигурация» -> «Настройки поиска» в Интерфейсе администратора. Форма в правой части страницы позволяет создать новые объекты поиска. Для этого нужно указать три параметра: русское название объекта (например, «Клиенты»), имя таблицы базы данных (например, "clients")[4] и переключатель «активен».

После того, как объект поиска создан, под формой свойств объекта появится форма с набором полей, по которым может осуществляться поиск (выводятся только поля типа «строка» и «текст»). Нужно отметить те поля, по которым будет производиться поиск, и нажать кнопку «Сохранить» внизу страницы.

После этого рядом с панелью инструментов списка объектов поиска появится кнопка «Необходимо перестроить индекс» (оранжевого цвета, с изображением восклицательного знака). На эту кнопку необходимо нажать - иначе индекс не будет построен, и поиск осуществляться не будет. После нажатия на кнопку появляется диалоговое окно «перестроить индекс», в котором перечислены поля, по которым будет строиться индекс, и есть возможность запустить процедуру его построения. При добавлении новых записей в проиндексированные таблицы или их изменении индекс будет обновляться автоматически.

Когда индекс построен, в пользовательской части системы появится строка «поиск объектов...» (слева от строки поиска клиентов в серой строке панели инструментов, присутствующей на всех страницах системы). Если ввести в это поле какое-либо слово или выражение, система выполнит поиск по всем объектам поиска, активным в системе в данный момент.

Поиск производится по словам (поиск по подстрокам не производится). Система находит объекты, в проиндексированных свойствах которых встречаются слова, перечисленные в запросе. При этом учитывается морфология русского языка, то есть, если задано условие поиска «центр», будут найдены также объекты, содержащие слова «центра», «центром» и т.д. Если в запросе введено несколько слов, то сначала выводятся результаты, содержащие все введенные слова, затем - какие-либо из введенных слов.

Список результатов поиска выводится с разбивкой на страницы. Для каждого результата выводится ссылка, позволяющая перейти на данный объект в системе. В левой части страницы результатов поиска находится форма, при помощи которой можно выбрать, в каких именно объектах нужно производить поиск (по умолчанию поиск производится по всем проиндексированным объектам).

Минимальная длина индексируемого слова по умолчанию - 4 символа.

 

О компании  |  О системе  |  Тест-драйв  |  Документация  |  Цены  |  CRM бесплатно!  |  Внедрения  |  Обучение  |  Статьи