Автоматизация юридической фирмы при помощи index.CRM

Автоматизация юридической фирмы, как правило, подразумевает создание в информационной системе нескольких функциональных блоков, соответствующих основным бизнес-процессам компании.

Ведение судебных дел

Для автоматизации этой, обычно - самой важной стороны деятельности компании, используется дополнительный пакет index.CRM "Работа над проектами Плюс". Каждое судебное дело отражается в системе в виде документа "Проект". В свойствах проекта указывается заказчик, договор, на основании которого оказываются услуги, определяется набор стадий (обычно каждая стадия соответствует рассмотрению дела в какой-либо судебной инстанции). Назначается команда проекта - группа сотрудников, которые будут участвовать в выполнении проекта. Затем, для каждого сотрудника, в рамках каждой стадии, назначаются задачи. Результатом является календарный план выполнения проекта (диаграмма Гантта), которая представлена на странице проекта в интерактивном виде. Менеджер может управлять задачами на этой диаграмме при помощи щелчков мыши. Каждый сотрудник, в свою очередь, видит на главной странице системы диаграмму, где каждая строка соответствует проектам, в рамках которых ему были назначены задачи.

Выполнив задачу, исполнитель фиксирует ее трудоемкость (отдельно - внутреннюю, используемую для начисления зарплаты, и внешнюю, на основании которой выставляются счета клиентам), в нормо-часах или рублях. Стоимость нормо-часа, в свою очередь, зависит от вида выполняемой задачи, квалификации сотрудника. Сводную ведомость по объему выполненных каждым сотрудником работ можно увидеть в отчете "Выполнение проекта".

Система позволяет выставлять клиентам счета на основании проектов. При этом учитывается объем задач, выполненных сотрудниками с момента выставления предыдущего счета. Это позволяет поэтапно закрывать проекты, получая оплату по мере выполнения тех или иных его стадий. Среди печатных форм документов (счет, акт выполненных работ), генерируемых на основе проекта, предусмотрена "детализация" - реестр всех выполненных работ с указанием трудоемкости и стоимости. Внешний вид всех печатных форм может быть настроен по требованиям Заказчика.

В рамках проекта возможно создание хранилища файлов (здесь будет удобно разместить электронные копии всех документов, связанных с судебным делом), использование функционала документооборота (согласование между сотрудниками тех или иных документов при помощи маршрутов документооборота).

Консультационные услуги

Как правило, юридические компании оказывают консультационные услуги на основе абонентских договоров, или по разовым обращениям. В том и другом случае важен учет объема этих услуг, поскольку от него зависит как зарплата персонала, так и размер счетов, выставляемых клиентам. Кроме того, важно обеспечить отказоустойчивость процесса - контролировать время реакции на запрос клиента, гарантировать то, что ни один запрос не останется без ответа. Решить все эти задачи помогает CRM-система.

В системе создается журнал документов "Консультации" (или используется журнал "Обращения"), где регистрируются все запросы на консультации, поступающие от клиентов. Эти запросы вручную или автоматически распределяются между консультантами. Выполнив консультацию, специалист заносит информацию о затраченном времени в CRM-систему. На основе этих данных в конце месяца автоматически выставляются счета и акты выполненных работ клиентам. В алгоритме можно предусмотреть реализацию тех тарифных планов, которые предусмотрены конкретно у вашей компании. После создания этих документов, они распечатываются из CRM-системы (форма акта выполненных работ может содержать таблицу с детализацией оказанных услуг), а также могут быть автоматически перенесены в 1С. Средства контроля и мониторинга позволят отследить своевременное оказание консультаций и отсутствие "зависших" запросов, а специальные отчеты - рассчитать заработную плату сотрудников и увидеть объем начислений клиентам.

Аудит и бухгалтерский аутсорсинг

Для автоматизации этих видов деятельности предназначены специальные расширения системы index.CRM .